Da wir nun in einer weltweiten Ausnahmesituation sind und den Kontakt auf das Nötigste reduzieren müssen, stellt sich die Frage: Wie werden Mandate angenommen und wie werden sie bearbeitet?
Die Dringlichkeit der Rechtsauskunft
Die Situation rund um die ausgerufene Pandemie ändert sich stündlich. Es herrscht nicht nur eine grundsätzliche Verunsicherung, sondern auch eine tatsächliche, die viele Rechtsfragen aufwirft
Sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern stehen zurzeit vor essentiellen und auch dringenden rechtlichen Fragen, die es zu klären gilt.
Öffentliche Stellen von Bundesregierung bis zu Städten erlassen fast täglich Empfehlungen, Maßnahmen usw. Der Umgang wirft in der Praxis bereits jetzt rechtliche Fragen auf.
Hinzukommen Fragen wie: Was ist mit behördlichen Fristen? Was passiert, wenn ich nötige Unterlagen nicht mehr erhalte?
Die Entbehrlichkeit des persönlichen Mandantengespräches
Nicht nur jetzt, sondern auch vor der COVID-19 Krise, zeichnete sich aus, dass der persönlich erscheinende Mandant keine Voraussetzung für die Mandatsbearbeitung ist. Die persönliche Betreuung der Mandantschaft in den Räumlichkeiten der Kanzlei ist ein Service, den ein Rechtsanwalt bietet aber keine Grundvoraussetzung ist für die Mandatsannahme und -bearbeitung.
Was nötig ist zur Mandatsbearbeitung:
• Ausführlicher Sachverhalt
Überwiegend wird der Sachverhalt am Telefon geklärt. Der Sachverhalt kann aber bereits per Mail oder Post an die Kanzlei versandt werden. Es folgt oft ein anschließendes Telefonat um Einzelheiten noch einmal zu klären. Eine Videokonferenz ist möglich über etliche Anbieter.
• Eine Vollmacht
Die Vollmacht muss unterschrieben werden und muss dem Anwalt im Original vorliegen. Diese wird üblicherweise per Mail oder Post an den Mandanten geschickt. Eine Übersendung vorab per Mail oder Fax ist empfehlenswert.
• Entsprechende Unterlagen
Die Unterlagen müssen in den meisten Fällen nicht im Original vorliegen. Es gilt, der Anwalt muss sie einsehen zur Bearbeitung des Mandats. Auch diese Dokumente können gescannt werden oder Kopien werden eingereicht. Auch das Smartphone dient mittlerweile vielen Mandaten zur Übersendung.
Die datenschutzrechtliche Reglung bezüglich der Übersendung ist separat zu klären. In der Regel löst man dieses Problem mit einer Datenschutzerklärung.
Die Möglichkeiten der Bearbeitung
Tatsächlich ist die Bearbeitung des Mandates ohne Kontakt noch problemloser als die Annahme dessen. Denn der denkbar einzige – derzeit noch nötige – persönliche Kontakt wäre in einer Gerichtsverhandlung.
Derzeit ist noch nicht abzusehen, wie es mit den Gerichtsverhandlungen weitergeht.
Nun haben Anwälte auch das beA – das besondere elektronische Anwaltspostfach. In diesen Zeiten werden wir es noch mehr zu schätzen wissen, dass wir eine solche Möglichkeit, der digitalen Übersendung von Dokumenten und Nachrichten haben.
Insgesamt bleibt somit zu sagen:
Die bereits erfolgte Digitalisierung der Kanzleien, ermöglicht es problemlos Mandate anzunehmen und zu bearbeiten in Zeiten von Covid-19.
